Administratif et juridique

Vos contrats d’assurance sont-ils bien à jour ?

Récemment, au moins trois parquets (Grasse, Nanterre, Paris) ont ouvert des enquêtes préliminaires à la suite de plaintes déposées par des familles de résidents d’établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad) morts du Covid. Ces procédures iront-elles à leur terme ? Leur existence suffit à éveiller les craintes des managers des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS), pas tous certains d’être bien couverts en cas de litige. Il est temps de passer au crible l’ensemble des contrats d’assurance, et de mettre en place une révision régulière.

Quand faut-il reviser ses polices ?

Attendre l’échéance de renouvellement de l’appel d’offres ne suffit pas. Pour ajuster le contrat aux besoins, il importe de réaliser une fois par an un bilan complet : inventaire des activités de la structure, des polices, analyse du contexte juridique, ratio sinistres/prime, liste des actions correctives ou de prévention engagées, perspectives… L’objectif étant d’entamer la discussion sur un pied d’égalité avec son assureur. « Il n’est pas rare de voir des organisations développer de nouvelles activités, mais oublier de le signaler à leur compagnie d’assurance », relève Fabrice Amelin, courtier spécialisé sur le secteur médico-social du groupe Delta Assurances. Et de citer « un établissement et service d’aide par le travail (Esat), qui proposait une prestation de mécanique automobile, mais avait négligé de souscrire une responsabilité civile professionnelle de garagiste ».

Autre exemple : dans l’urgence de la mise en place du télétravail, peu de structures ont pensé à étendre leurs garanties contre les dommages pouvant survenir au domicile des salariés (vol de l’ordinateur, incendie causé par un matériel défectueux…). En est-il encore temps ? Oui, mais mieux vaut éviter les démarches tardives, avertit Olivier Poinsot, juriste spécialisé en droit des institutions sociales et médico-sociales au cabinet Accens avocats : « Un contrat d’assurance repose sur la notion d’aléa, rappelle-t-il. Si le risque s’est déjà réalisé et qu’il est connu, c’est trop tard. » L’idéal étant de ne pas raisonner en termes de contrats, mais dans une démarche globale de gestion des risques, consistant à identifier, prévenir et réduire les dommages, avant même d’amoindrir leurs conséquences.

Quels points vérifier ?

Pas toujours facile de bien décrypter les contrats. Mais quelques éléments méritent d’être examinés de près.

• Les exclusions de garantie. Il s’agit d’une clause, par laquelle l’assureur écarte certains événements ou certains types de dommages. Exemples en matière automobile : la conduite sans permis, sous alcool, le délit de fuite… « Attention, il faut être vigilant : ce qui est garanti à la page 4 sera peut-être exclu à la page 5 », pointe Fabrice Amelin.
• La franchise (c’est-à-dire le reste à charge) et le plafond de garantie. Combinés ensemble, ces deux éléments peuvent réduire considérablement les sommes versées par l’assureur. « C’est un critère à bien évaluer, car certains sinistres peuvent coûter cher, en particulier ceux donnant lieu à indemnisation du préjudice corporel », signale Olivier Poinsot.
• Le nombre de sinistres couverts par an. Un bon moyen sur le papier d’optimiser les garanties… mais en réalité, un non-sens économique. La période récente le montre, la survenance d’un risque peut monter en flèche subitement, de façon totalement imprévisible.

D’autres aspects ne figurent pas directement dans les contrats, mais peuvent influer sur la qualité de la couverture.

• Les modalités de mise en œuvre des garanties. « Certains assureurs présument l’assuré de bonne foi, exécutent spontanément la prestation, et n’envisagent que dans un deuxième temps une éventuelle action récursoire, décrit Olivier Poinsot. D’autres, au contraire, recherchent d’abord tous les moyens possibles de s’exonérer avant de se résoudre à payer. » Le meilleur moyen de le savoir ? Interroger des collègues sur leurs expériences, ou bien sonder directement les assureurs à partir de situations concrètes : un salarié utilise un véhicule de l’association et provoque un accident, l’assureur exigera-t-il une lettre de mission pour couvrir les dommages ?
• La connaissance par l’organisme des réalités et du fonctionnement du secteur. Publics accueillis, catégories de prise en charge, typologie des métiers… Outre des analyses plus pertinentes, une sensibilité aux valeurs de l’économie sociale et solidaire offre la possibilité d’un dialogue plus ouvert. Et cela s’est vérifié durant la crise sanitaire, raconte Fabrice Amelin : « Avec le confinement, dans les ESSMS, beaucoup de véhicules sont restés plusieurs semaines au parking, sans circuler. Contractuellement, une prime payée est due, mais nous avons obtenu des remises de cotisations de la part de certains assureurs, qui avaient à cœur d’aider les structures dans ce contexte particulier. » Un autre a activé son fonds d’action sociale afin de  fournir à un établissement les tablettes tactiles permettant aux enfants confinés de bénéficier d’enseignements à distance.

Et les garanties facultatives ?

Outre les assurances obligatoires classiques (automobile, locaux, activités de soins…), toutes les compagnies proposent également des garanties facultatives. Leur caractère optionnel ne doit pas conduire à sous-estimer leur utilité. Courtier spécialiste des ESSMS au cabinet Plenita, Marion Emmerich vient de mettre à jour un guide pratique sectoriel [1], et attire l’attention des dirigeants sur trois sujets.

• La protection juridique. En fonction du niveau souscrit, elle offre une palette de garanties et de services allant de la prise en charge des frais de procédure en cas de litige, à la fourniture d’assistance et de conseils juridiques au quotidien. Une aide d’autant plus précieuse que la structure ne dispose pas des ressources en interne : « On ne peut pas connaître tous les domaines du droit, et la prévention permet souvent d’éviter les différends », souligne Marion Emmerich.
• Le risque employeur. Licenciement, discrimination, harcèlement… voilà des procédures qui peuvent coûter très cher. Complémentaire de la protection juridique, l’assurance employeur couvre en particulier les frais de défense (juridictions civiles, pénales, administratives) et les dommages et intérêts pouvant être prononcés. Avantage supplémentaire ? Couvertes par l’assureur, les sommes en jeu n’ont plus besoin d’être provisionnées.
• Le cyber risque. Avec le télétravail, il est apparu plus évident, mais en temps normal « les ESSMS ont tendance à le sous-estimer », bien qu’ils collectent et traitent quotidiennement des données personnelles et sensibles, déplore Marion Emmerich. Pourtant, personne n’est à l’abri d’un hameçonnage, d’un piratage contre rançon, d’une fraude téléphonique ou même d’une erreur de manipulation aux conséquences désastreuses. Intervention d’un informaticien, prise en charge des frais de notification en cas de violation des données personnelles, voire des frais de rançon… Autant de garanties permettant de limiter les catastrophes.

[1] « Assurer un établissement social ou médico-social », ESF Éditeur, Les Guides Direction[s], nouvelle édition à paraître en octobre 2020

Publié dans le magazine Direction[s] N° 189 - septembre 2020