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Droit du travail
CSE : organiser la première réunion

08/05/2019

La préparation de la première réunion du comité social et économique (CSE) nécessite d’aborder un nombre important de sujets. L’employeur doit anticiper chaque étape et rassembler en amont les informations à communiquer à tous les membres.

Les entreprises d’au moins 11 salariés doivent avoir mis en place le comité social et économique (CSE) avant 1er janvier 2020. Beaucoup ont attendu l’année 2019 pour procéder aux élections de cette nouvelle instance. Une fois les résultats proclamés, la direction doit penser à la tenue de la première réunion. Comment s’y prendre dans les organisations d’au moins 50 équivalents temps plein – ETP (lire l'encadré pour les entreprises entre 11 et 50 salariés) ?

1 Convocation, ordre du jour et procès-verbal

Il incombe au président du CSE de convoquer aux réunions les membres élus. Seuls les titulaires participent (les suppléants ne viennent qu’en cas d’absence d’un membre). Mieux vaut adresser l’ordre du jour à tous. Le représentant syndical au CSE doit aussi être convié.

Assistent par ailleurs aux réunions portant sur la sécurité et les conditions de travail (au minimum quatre par an, sauf accord) :

  • le médecin du travail ;
  • le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ;
  • l’agent de contrôle de l'inspection du travail ;
  • l’agent des services de prévention de la Sécurité sociale (Caisse d'assurance retraite et santé au travail – Carsat).

Il semble aussi opportun de convier ces participants occasionnels afin de les informer des modalités de fonctionnement de l’instance dans l’entreprise. Sauf accord majoritaire en disposant autrement, la périodicité des réunions est mensuelle dans les organisations d’au moins 300 salariés, tous les deux mois, si l’effectif est inférieur.

À noter. Le temps passé par les membres du comité en réunion est considéré comme du temps de travail effectif.

Élaboré par le président et le secrétaire du CSE, l’ordre du jour doit être transmis dans un délai minimum de trois jours calendaires avant la réunion. À titre exceptionnel, lorsque le CSE vient juste d’être élu et en l’absence de désignation d’un secrétaire, il revient au chef d’entreprise de l’établir. Le secrétaire devra être élu dès le début de la première réunion afin de rédiger le procès-verbal (PV) de réunion. En l’absence d’accord majoritaire, le délai de rédaction du PV et de transmission à l’employeur est de 15 jours suivant la réunion. Il contient le résumé des délibérations du CSE et la décision motivée de la direction sur les propositions faites. Le PV doit être adopté avant d’être affiché ou diffusé selon les modalités précisées par le règlement intérieur du CSE (à adopter rapidement après l’élection).

2 Spécificités de la réunion

La première réunion du CSE est l’occasion d’organiser la succession de l’ancien comité d'entreprise (CE), d’informer les nouveaux membres sur le fonctionnement de l’instance résultant des éventuels accords majoritaires signés, d’élire le bureau et de désigner le cas échéant la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) et les représentants de proximité (RP).

  • Transfert des droits du CE vers le CSE

Il est d’usage que l’ancien trésorier ou le secrétaire présente le compte-rendu de gestion du CE. Il doit alors remettre aux nouveaux élus tous les documents concernant son administration et son activité (comptes bancaires, factures…). En raison du transfert de plein droit des biens, droits et obligations du CE vers la nouvelle instance, le CSE sera informé de l'affectation proposée par les anciens membres. À charge pour le comité de décider à la majorité de ses membres de les accepter ou d’en décider des différentes.

  • Constitution du bureau

Le secrétaire et  son éventuel adjoint sont désignés à la majorité des membres présents. Le président du CSE est en droit de voter, sans voix prépondérante. En cas de candidat unique, l’élection se fait en principe à la majorité absolue (plusieurs tours peuvent être nécessaires). S’il y a plusieurs candidats, celui ayant obtenu le plus de suffrages est élu. Le vote se fait en général à main levée, ou à bulletin secret lorsque la majorité des titulaires le demande.

En cas de partage des voix, c’est en général le candidat le plus âgé qui est déclaré élu. Concernant la désignation des autres membres du bureau, comme le trésorier, il n’y a pas d’obligation légale. Il appartient au comité de définir l’élection, les fonctions et les membres de ce bureau.

  • Informations sur l’entreprise

Un mois après l’élection, l’employeur doit communiquer la documentation économique et financière relative à l’entreprise. Sauf accord majoritaire, celle-ci porte sur la forme juridique et l’organisation de la structure, ses perspectives économiques, le cas échéant, la position de l'organisation dans le groupe et dans la branche d'activité.

  • Informations sur les attributions du CSE

Puis le président peut rappeler les trois grands blocs de consultation récurrentes du CSE : les orientations stratégiques, la situation économique et financière et la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi. Il peut éventuellement indiquer la période de l’année à laquelle ces consultations auront lieu. Il sera ensuite pertinent de fixer le délai de consultation du CSE : un mois maximum, sauf accord majoritaire (deux mois si une expertise est décidée et trois mois dans les entreprises consultant à la fois CSE central et CSE d’établissement). Le rappel des obligations d’information du CSE est aussi utile, notamment les modalités de fonctionnement de la base de données économiques et sociales (BDES) et le contenu des informations trimestrielles obligatoires (si l’effectif est de 300 salariés au moins).

  • Établissement du règlement intérieur

Suite à l’élection, il sera rappelé la durée du mandat (quatre ans, sauf accord la réduisant à deux ans), la périodicité des réunions et les règles de suppléance des titulaires. Le président devra informer les membres sur la subvention annuelle de fonctionnement (0,20 % de la masse salariale si l’effectif est inférieur à 2000 salariés, 0,22 % au-delà), et celle des activités sociales et culturelles (qui doit, sauf accord, respecter les minimas définis par l’article L2323-86 du Code du travail).

Surtout, il conviendra de proposer au CSE d’élaborer son règlement intérieur, dont l’objet principal est de déterminer les modalités de son fonctionnement et ses rapports avec les salariés. Il est conseillé de prendre le temps de la réflexion sur le contenu des dispositions qui n’auraient pas déjà fait l’objet d’un accord (attributions, organisation, inspections et enquêtes, utilisation du local pour les permanences, statut des membres, gestion des budgets, comptabilité, modalités de communication avec le personnel, fonctionnement des commissions, représentants auprès du conseil d’administration…). Le règlement intérieur est adopté à la majorité des membres présents (président inclus) et ne doit pas prévoir de clause imposant à l’employeur des obligations ne résultant pas de dispositions légales, sauf accord de sa part. Il est également conseillé d’informer le CSE sur le local et le matériel mis à sa disposition, ainsi que l’emplacement et le fonctionnement du tableau d'affichage des communications.

Un rappel du volume des heures de délégation dont dispose chaque membre titulaire et des modalités de leur utilisation paraît opportun, tout comme celui du principe de la liberté de circulation des représentants du personnel et des modalités de leur déplacement.

Le chef d’entreprise pourra éventuellement, bien que cela ne soit pas obligatoire, exposer les conditions de la formation économique des membres titulaires du CSE, ainsi que la formation « santé, sécurité et conditions de travail » éligible à tout membre du CSE ou de la CSSCT.

  • CSSCT, autres commissions et représentants de proximité

Si l’organisation compte au moins 300 salariés ou en cas de demande de l’inspecteur du travail ou encore d'accord de l’employeur, il conviendra de procéder à la désignation des membres de la CSSCT [1], ce parmi les titulaires ou suppléants à la majorité des présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des élus. Les missions dévolues par le CSE à la CSSCT pourront être rappelées après sa constitution.

L'employeur pourra également préciser quelles commissions le CSE doit mettre en place, selon les seuils définis par la loi (ou l’accord négocié) : si l’effectif est d’au moins 300, il s’agit des commissions d’information d’aide au logement, de l’égalité professionnelle, de la formation, et pour une entreprise d’au moins 1000 salariés, de la commission économique. Si un accord collectif majoritaire l’a prévu, et selon les modalités négociées, il y aura lieu de désigner des représentants de proximité. Un rappel de leurs missions pourra être fait en réunion. Le cas échéant, comme dans les sociétés dotées d’un conseil d’administration ou conseil de surveillance, le CSE pourra être amené à désigner auprès de cet organe, deux représentants (ou quatre, en cas d’élection à trois collèges).

  • Constitution d’un CSE central

Lorsqu’au moins deux établissements distincts ont été reconnus, il conviendra de constituer le CSE central (CSEC). Les membres sont désignés selon les termes du protocole d’accord préélectoral (nombre et répartition entre les établissements et collèges). Un accord devra être négocié entre le CSEC et les comités d’établissement (CSEE) pour fixer le budget de fonctionnement du premier. De même, une convention signée entre les CSEE et le CSEC devra préciser le transfert de gestion des activités sociales et culturelles au comité central.

Si l’ordre du jour ainsi défini ne peut être épuisé lors de la première réunion du CSE, il est permis de reporter certains thèmes moins urgents aux séances suivantes.

[1] Lire Direction[s] n° 170, p. 34

Frédérique Marron, avocate, cabinet Capstan avocats, à Lyon

Et dans les organisations de moins de 50 salariés ?

Dans les entreprises comptant entre 11 et 50 salariés, les règles s’inspirent des anciennes réunions des délégués du personnel. Les titulaires du CSE sont reçus collectivement par l’employeur au moins une fois par mois. En cas d’urgence, ils sont reçus, ensemble ou individuellement, à leur demande. L’employeur peut se faire assister par des collaborateurs sans qu’ils ne puissent être en nombre supérieur à celui des titulaires. La convocation des membres lui incombe ; la date de réunion doit être connue suffisamment à l'avance pour que chacun puisse remettre éventuellement ses demandes dans le délai de deux jours ouvrables précédant la réunion. L'employeur y répond par écrit, au plus tard dans les six jours ouvrables suivant la réunion. Les demandes et les réponses sont transcrites dans un registre spécial. Il n’y a donc pas lieu de désigner un secrétaire, ni un trésorier. Aucun règlement intérieur du CSE ne doit être établi. Quant au local, il n’aura pas à être obligatoirement aménagé. Les membres élus pourront seulement bénéficier de la formation « santé, sécurité et conditions de travail ». La mise en place d’une CSSCT n’est en principe pas requise, sauf choix de l’employeur ou demande de l’inspecteur du travail. Les autres commissions n’ont pas lieu d’être. En outre, les représentants de proximité ne pourront résulter que d’un accord majoritaire. La première réunion du CSE est donc allégée. Il faudra simplement informer le CSE sur ses attributions et son fonctionnement : périodicité et organisation des réunions, déplacements, local, panneau d’affichage et heures de délégation.

Publié dans le magazine Direction[s] N° 175 - mai 2019






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