Le plus souvent, l’informatisation d’une structure a débuté par celle du poste comptabilité. Une démarche mise en œuvre à la fois pour accélérer et simplifier les traitements et pour répondre aux exigences des autorités. La demande des organismes de tutelle en matière de remontées d’informations et d’outils de reporting est de plus en plus forte. La comptabilité analytique est devenue indispensable. Il n’est plus possible de la faire manuellement. En  outre, elle obéit à des règles particulières. Mieux vaut donc opter pour un système ad hoc, en s’adressant par exemple à un éditeur spécialisé.

Des normes à respecter

L’outil doit gérer la comptabilité générale de l’organisme, mais également disposer de modules d’analyse financière capables de générer des tableaux de bord spécifiques, de planifier les budgets prévisionnels et les comptes administratifs et, surtout, d’alimenter automatiquement les autorités de tarification. Le tout dans le respect des cadres normalisés de présentation. De plus, une attention particulière doit être apportée à la sécurité (qu’il s’agisse des données transmises à distance aux autorités de tarification via Internet le plus souvent ou des droits d’accès des différentes catégories de personnel aux informations)et au respect du règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD).

Un cahier des charges précis

Bien évidemment, le périmètre couvert par la solution choisie influe sur son coût. De même que sa complexité de mise en œuvre : si la plupart des logiciels ad hoc peuvent assurer une large part des besoins de l’organisation, les gestionnaires doivent prévoir une phase de paramétrage et de personnalisation de l’outil afin de l’adapter aux spécificités de la structure. D’où l’importance d’élaborer en amont un cahier des charges précis, qui recense l’ensemble des tâches et des fonctionnalités attendues.
Selon la solution retenue, le coût s’élève de quelques milliers d’euros pour une petite entité à plusieurs centaines de milliers d’euros pour un organisme gestionnaire de plusieurs établissements et services qui a besoin d’une solution plus complète. Dans tous les cas, le prix ne constitue qu’une part du coût global de la solution, incluant l’installation, le paramétrage et la formation des utilisateurs. Les logiciels de gestion comptable et financière sont des produits relativement complexes, qui nécessitent des paramétrages et des formations spécifiques. Les prestataires doivent accompagner les structures et assurer le contrôle d’exploitation lors du démarrage. Par ailleurs, les formateurs doivent maîtriser la culture et les règles du secteur.

Des interfaces adaptées

Le logiciel doit comporter certaines applications, notamment pour gérer la prise en charge des résidents. Dans l’idéal, l’interface (dossier de l’usager, facturation, télétransmission des informations – Cetelic, retours Noemie… –, analyse des flux financiers) doit être équipée d’outils de protection des données et de confidentialité. Outre l’élaboration des budgets, les logiciels sur le marché permettent de procéder à des analyses statistiques sur l’activité (durée moyenne de séjour, par exemple) et de gérer la trésorerie (délais de facturation et d’encaissement notamment). Par ailleurs, l’ergonomie et la convivialité de l’outil sont des éléments à ne pas sous-estimer, afin qu’il soit facilement et rapidement adopté par les équipes. Il est conseillé de mener une phase de tests et d’interroger les confrères sur leurs propres expériences.
Enfin, il faut prendre en compte la digitalisation des processus comptables, avec la numérisation des factures, l’extraction automatisée des informations pour les imputations comptables et analytiques, l’accès direct aux documents depuis les écritures, ainsi que les circuits de validation (workflow), les alertes et les extensions d’applications en mode web et mobile.