La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble de solutions informatiques et organisationnelles qui permet de numériser les supports papier et d’indexer, stocker, produire, partager des fichiers informatiques. Ses deux principaux atouts sont la réduction du coût de stockage des papiers et l’amélioration de la gestion documentaire, auxquels il faut ajouter les économies en termes de consommables générées par la diminution du nombre de photocopies et d’impressions. « Et dès lors que les documents comportent des données à caractère personnel, elle est indispensable au responsable de traitement pour collecter et tracer les éléments de preuve attestant de la conformité au RGPD. La GED est un élément du référentiel de sécurité que doit intégrer tout plan de conformité au RGPD », ajoute Christian Viallon, conseiller à la Transformation numérique du groupement social de moyens Ressourcial.
Un inventaire exhaustif
Néanmoins, le passage d’un fonctionnement déjà en place à ce graal numérique est complexe. « C’est le type de projet qui présente le plus grand nombre d’échecs, prévient Christian Viallon, directeur opérationnel du groupement social de moyens Ressourcial. Peu d’organisations ont réussi à installer une solution que les utilisateurs s’approprient. » En effet, le déploiement de la GED nécessite de faire preuve de méthodologie, mais aussi de pédagogie.
La première étape consiste à réaliser un état des lieux exhaustif des documents utilisés, de leur type (papier ou numérique) et de leur volumétrie. Il est important de lister précisément les données sensibles (dossiers des usagers, du personnel, etc.) et d’identifier qui les produit dans la structure et qui y a accès. Cet inventaire doit aussi recenser les pratiques existantes. Toute personne travaillant sur ordinateur utilise, au minimum et de manière individuelle, la GED du système d’exploitation avec son classement et son nommage de dossiers propres. À ce stade, il faut également établir le « workflow » documentaire, c’est-à-dire les flux de documents, et se poser les questions suivantes : Qui réceptionne ? Qui produit ? transfère ? archive ? copie, etc. ? Quel type de fichier et à quel moment ?
Un périmètre bien délimité
Deuxième étape : déterminer l’étendue de la GED. Souhaite-t-on tout numériser ou seulement une partie du flux, comme le courrier entrant, la facturation ou les dossiers des usagers ? Christian Viallon met en garde : « Beaucoup échouent car ils visent un périmètre trop large. Mieux vaut ne pas vouloir couvrir tout d’un coup, mais commencer par un service, puis essaimer. » C’est à ce moment-là qu’il faut impérativement mobiliser le personnel concerné. La GED est un outil collectif qui impose à chacun des contraintes de nommage, de classement et de métadonnées. « À la Fondation OVE [membre de Ressourcial], la gestion électronique des fichiers était trop complexe, trop contraignante pour les utilisateurs par rapport à ce qu’ils faisaient auparavant. Ils ont été très réticents à abandonner leurs précédents outils », témoigne Christian Viallon. Impliquer les équipes en place est donc indispensable, tout comme les nouveaux collaborateurs à leur arrivée.
Un prestataire spécialisé
À partir de ces constats, il est possible d’établir un cahier des charges précis. Pour faciliter la tâche, mieux vaut faire appel à un consultant indépendant, différent de celui en charge de la mise en place de la solution.
Troisième étape donc : choisir ce prestataire. Il en existe beaucoup, y compris parmi ceux qui proposent des solutions d’impression et de numérisation. Il est recommandé de s’adresser à un spécialiste. Si possible, qui connaisse le secteur social et médico-social. En effet, une entreprise de services lambda peut être tentée de proposer une GED (installée sur site ou accessible en ligne) calibrée pour des entités plus au fait des systèmes d’information. La fourchette des prix pour s’équiper est considérable pour une solution in situ. Comptez entre 50 000 et 400 000 euros selon la taille de la structure, le périmètre retenu, la volumétrie des documents à conserver… Pour un service en ligne, plus abordable, prévoyez à partir de 50 euros par mois pour les petites structures. « La GED doit gérer la signature électronique et le cycle de vie des documents, précise Jean-François Reguer, responsable GED de RS2I, prestataire de services informatiques. Pour supprimer définitivement l’archivage papier, elle doit aussi être certifiée NF Z42-013. » Dans son offre, la société prestataire doit proposer de former le personnel.
Enfin, il est recommandé de nommer un ou des référents documentaires qui eux-mêmes formeront et accompagneront les professionnels dans l’adoption des nouvelles règles.
Pascal Nguyên
Point de vue
Marc Pimpeterre, directeur général de l’Udaf de l’Hérault
« Tous les courriers entrant et sortant de l’Union départementale font l’objet d’une numérisation et sont traités sous 24 heures. Pour ce système, nous avons acquis l’outil de GED d’une société de services en ingénierie informatique (SSII) qu’il a fallu d’une part intégrer dans notre environnement informatique et d’autre part effectuer les paramétrages pour lesquels nous avons dû définir le circuit de circulation des documents. Enfin, nous avons réalisé des tests en grandeur nature tout en assurant les développements spécifiques à notre organisation. Ces différentes phases ont nécessité près d’une année d’échanges et de réflexion. En outre, nous avons formé trois salariés durant onze jours. Pour assurer la pérennité du dispositif, la responsable du secrétariat (ou une personne mandatée par elle en cas d’absence) contrôle mensuellement et de manière aléatoire la conformité de 50 courriers. »
Publié dans le magazine Direction[s] N° 180 - mai 2014