Directions.fr : Le site des directeurs et cadres du secteur social et médico social

Informatique

Tous connectés

26/11/2019 -  Outils de gestion des dossiers des usagers, des projets personnalisés, de facturation, de reporting budgétaire et comptable… Peu de tâches ou fonctions, supports comme cœur de métier, échappent à l’informatique. En particulier lorsqu’il s’agit du pilotage de l’activité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Que vous soyez technophile de longue date, manager connecté ou non, ce supplément est fait pour vous. Son ambition ? Vous accompagner dans votre réflexion autour de la définition d’un système d’information (SI) adapté à vos besoins et aux enjeux du secteur. Et vous présenter les prérequis indispensables à tout investissement informatique, que ce soit en termes de matériels, de solutions, de réseaux ou de services. Objectif ? Vous permettre de faire des choix éclairés. Et surtout sécurisés, notamment concernant la protection des données personnelles des usagers et des professionnels, dans le respect du règlement européen en vigueur depuis mai 2018 qui accroît les obligations des responsables de traitement. À l’heure de la révolution numérique et des technologies de l’information et de la communication (TIC), au-delà des simples outils techniques, ce sont leurs bonnes appropriation et utilisation par tous qui doivent être pensées et accompagnées.

SOMMAIRE DU DOSSIER :

  • Système d'information, un chantier stratégique
  • La comptabilité, centre névralgique de l’informatisation
  • Un outil ad hoc pour faciliter le travail des professionnels
  • Un logiciel RH personnalisable
  • Priorité à la protection des informations sensibles
  • Choisir le meilleur support pour conserver ses données
  • La GED pour dématérialiser ses documents
  • Les tablettes vont partout

La GED pour dématérialiser ses documents

30/10/2019

Outre qu’elle devient indispensable dans le traitement des données personnelles au regard des exigences du règlement général sur la protection des données (RGPD), la gestion électronique des documents (GED) fait gagner en efficacité et en temps. Elle nécessite de la méthode, de la pédagogie et une bonne appropriation par les professionnels.

La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble de solutions informatiques et organisationnelles qui permet de numériser les supports papier et d’indexer, stocker, produire, partager des fichiers informatiques. Ses deux principaux atouts sont la réduction du coût de stockage des papiers et l’amélioration de la gestion documentaire, auxquels il faut ajouter les économies en termes de consommables générées par la diminution du nombre de photocopies et d’impressions. « Et dès lors que les documents comportent des données à caractère personnel, elle est indispensable au responsable de traitement pour collecter et tracer les éléments de preuve attestant de la conformité au RGPD. La GED est un élément du référentiel de sécurité que doit intégrer tout plan de conformité au RGPD », ajoute Christian Viallon, conseiller à la Transformation numérique du groupement social de moyens Ressourcial.

Un inventaire exhaustif

Néanmoins, le passage d’un fonctionnement déjà en place à ce graal numérique est complexe. « C’est le type de projet qui présente le plus grand nombre d’échecs, prévient Christian Viallon, directeur opérationnel du groupement social de moyens Ressourcial. Peu d’organisations ont réussi à installer une solution que les utilisateurs s’approprient. » En effet, le déploiement de la GED nécessite de faire preuve de méthodologie, mais aussi de pédagogie.

La première étape consiste à réaliser un état des lieux exhaustif des documents utilisés, de leur type (papier ou numérique) et de leur volumétrie. Il est important de lister précisément les données sensibles (dossiers des usagers, du personnel, etc.) et d’identifier qui les produit dans la structure et qui y a accès. Cet inventaire doit aussi recenser les pratiques existantes. Toute personne travaillant sur ordinateur utilise, au minimum et de manière individuelle, la GED du système d’exploitation avec son classement et son nommage de dossiers propres. À ce stade, il faut également établir le « workflow » documentaire, c’est-à-dire les flux de documents, et se poser les questions suivantes : Qui réceptionne ? Qui produit ? transfère ? archive ? copie, etc. ? Quel type de fichier et à quel moment ?

Un périmètre bien délimité

Deuxième étape : déterminer l’étendue de la GED. Souhaite-t-on tout numériser ou seulement une partie du flux, comme le courrier entrant, la facturation ou les dossiers des usagers ? Christian Viallon met en garde : « Beaucoup échouent car ils visent un périmètre trop large. Mieux vaut ne pas vouloir couvrir tout d’un coup, mais commencer par un service, puis essaimer. » C’est à ce moment-là qu’il faut impérativement mobiliser le personnel concerné. La GED est un outil collectif qui impose à chacun des contraintes de nommage, de classement et de métadonnées. « À la Fondation OVE [membre de Ressourcial], la gestion électronique des fichiers était trop complexe, trop contraignante pour les utilisateurs par rapport à ce qu’ils faisaient auparavant. Ils ont été très réticents à abandonner leurs précédents outils », témoigne Christian Viallon. Impliquer les équipes en place est donc indispensable, tout comme les nouveaux collaborateurs à leur arrivée.

Un prestataire spécialisé

À partir de ces constats, il est possible d’établir un cahier des charges précis. Pour faciliter la tâche, mieux vaut faire appel à un consultant indépendant, différent de celui en charge de la mise en place de la solution.

Troisième étape donc : choisir ce prestataire. Il en existe beaucoup, y compris parmi ceux qui proposent des solutions d’impression et de numérisation. Il est recommandé de s’adresser à un spécialiste. Si possible, qui connaisse le secteur social et médico-social. En effet, une entreprise de services lambda peut être tentée de proposer une GED (installée sur site ou accessible en ligne) calibrée pour des entités plus au fait des systèmes d’information. La fourchette des prix pour s’équiper est considérable pour une solution in situ. Comptez entre 50 000 et 400 000 euros selon la taille de la structure, le périmètre retenu, la volumétrie des documents à conserver… Pour un service en ligne, plus abordable, prévoyez à partir de 50 euros par mois pour les petites structures. « La GED doit gérer la signature électronique et le cycle de vie des documents, précise Jean-François Reguer, responsable GED de RS2I, prestataire de services informatiques. Pour supprimer définitivement l’archivage papier, elle doit aussi être certifiée NF Z42-013. » Dans son offre, la société prestataire doit proposer de former le personnel.
Enfin, il est recommandé de nommer un ou des référents documentaires qui eux-mêmes formeront et accompagneront les professionnels dans l’adoption des nouvelles règles.

Pascal Nguyên

Point de vue

Marc Pimpeterre, directeur général de l’Udaf de l’Hérault

« Tous les courriers entrant et sortant de l’Union départementale font l’objet d’une numérisation et sont traités sous 24 heures. Pour ce système, nous avons acquis l’outil de GED d’une société de services en ingénierie informatique (SSII) qu’il a fallu d’une part intégrer dans notre environnement informatique et d’autre part effectuer les paramétrages pour lesquels nous avons dû définir le circuit de circulation des documents. Enfin, nous avons réalisé des tests en grandeur nature tout en assurant les développements spécifiques à notre organisation. Ces différentes phases ont nécessité près d’une année d’échanges et de réflexion. En outre, nous avons formé trois salariés durant onze jours. Pour assurer la pérennité du dispositif, la responsable du secrétariat (ou une personne mandatée par elle en cas d’absence) contrôle mensuellement et de manière aléatoire la conformité de 50 courriers. »

Publié dans le magazine Direction[s] N° 180 - mai 2014






Ajouter un commentaire
La possibilité de réagir à un article de Direction[s] est réservé aux abonnés  du magazine Direction[s]
Envoyer cette actualité par email :
Email de l'expéditeur (vous)*

Email du destinataire *

Sujet*

Commentaire :

* Champs obligatoires

Le Magazine

N° 189 - septembre 2020
Accès aux soins. Quel remède miracle ?
Voir le sommaire

Formation Direction[s]
Offres d'emploi
Les 5 dernières annonces publiées
UGECAM NORD-EST

DIRECTEUR (H/F)

APAJH Alpes de Haute Provence

DIRECTEUR ADJOINT (H/F)

FAM Héméralia

Responsable Administratif et Financier

PETITES SOEURS DES PAUVRES MA MAISON

Infirmier coordinateur / Cadre de santé H/F

Sauvegarde de Seine Saint Denis

DIRECTEUR DES SERVICES ET DE L'ACTIVITE (H/F)


Voir toutes les offres
Agenda
Trophée Direction[s] : l'essentiel

Rendez-vous en 2021 pour la prochaine édition

 Voir le palmarès 2019 

Voir le reportage vidéo du lauréat 2019

Sous les hauts patronages de :
Agnès Buzyn, ministre des Solidarités et de la Santé,
Sophie Cluzel, secrétaire d'État en charge des personnes handicapées,
Christophe Itier, haut-commissaire à l'Économie sociale et solidaire et à l'Innovation sociale.