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Informatique

Tous connectés

26/11/2019 -  Outils de gestion des dossiers des usagers, des projets personnalisés, de facturation, de reporting budgétaire et comptable… Peu de tâches ou fonctions, supports comme cœur de métier, échappent à l’informatique. En particulier lorsqu’il s’agit du pilotage de l’activité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Que vous soyez technophile de longue date, manager connecté ou non, ce supplément est fait pour vous. Son ambition ? Vous accompagner dans votre réflexion autour de la définition d’un système d’information (SI) adapté à vos besoins et aux enjeux du secteur. Et vous présenter les prérequis indispensables à tout investissement informatique, que ce soit en termes de matériels, de solutions, de réseaux ou de services. Objectif ? Vous permettre de faire des choix éclairés. Et surtout sécurisés, notamment concernant la protection des données personnelles des usagers et des professionnels, dans le respect du règlement européen en vigueur depuis mai 2018 qui accroît les obligations des responsables de traitement. À l’heure de la révolution numérique et des technologies de l’information et de la communication (TIC), au-delà des simples outils techniques, ce sont leurs bonnes appropriation et utilisation par tous qui doivent être pensées et accompagnées.

SOMMAIRE DU DOSSIER :

  • Système d'information, un chantier stratégique
  • La comptabilité, centre névralgique de l’informatisation
  • Un outil ad hoc pour faciliter le travail des professionnels
  • Un logiciel RH personnalisable
  • Priorité à la protection des informations sensibles
  • Choisir le meilleur support pour conserver ses données
  • La GED pour dématérialiser ses documents
  • Les tablettes vont partout

Equipement et solutions
Les tablettes vont partout

30/10/2019

Appareils mobiles par excellence, les tablettes investissent peu à peu les différents établissements et services du secteur. Pour un usage professionnel qui va de la gestion des dossiers médicaux des personnes accompagnées au rangement du linge.

Les tablettes numériques ne sont plus des appareils réservés à des professionnels un peu geek. D’un usage courant dans la vie privée, elles ont envahi aussi l’espace de travail. Et les établissements et services sociaux et médico-sociaux ne font pas exception. Depuis plusieurs années, ces machines – des modèles grand public à 150 euros environ et d’une durée de vie de cinq-six ans – servent de supports à l’animation et à des ateliers éducatifs. Ils sont aussi couramment déployés pour des fonctions métiers, comme la gestion des soins en établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad). Les tablettes facilitent grandement la tâche des personnels soignants en donnant un accès au dossier médical de l’usager (lire encadré). Selon les logiciels, celui-ci peut être en temps réel – ce qui nécessite de déployer le réseau Wi-Fi dans tous les locaux – ou asynchrone, l’échange de données s’effectuant lors d’une connexion. « C’est le cas du logiciel Netsoins. Il permet aux professionnels l’horodatage des soins, le relevé et l’administration des traitements. Au chevet des résidents, ils peuvent lire les transmissions écrites ou narratives réalisées par les collègues », présente Roch Genevray de Teranga Software, éditeur de la solution informatique. De plus en plus d’établissements sont séduits par cette utilisation.

À l’Ehpad Les Aulnes, à Hem (Nord), la direction a déployé début 2019 des bornes Wi-Fi dans l’établissement. Ces bornes sont nécessaires au fonctionnement des tablettes qui ont été mises en place.

De nouveaux usages

Outils tout terrain, les tablettes peuvent simplifier bien d’autres travaux qui nécessitent un suivi rigoureux, comme le ménage. « Un agent d’entretien peut disposer d’une tablette où s’affichent les tâches à effectuer en fonction du lieu où il se trouve. Il indique quand il entre dans une pièce et en sort », explique Jean-Claude Delahaye, dirigeant de Clair & Net,
éditeur du logiciel éponyme dédié à la réalisation et au contrôle du plan d’hygiène. Si le personnel est doté d’une tablette, le contrôleur aussi. En passant après l’agent d’entretien, ce dernier valide si les instructions ont été suivies, relève les éventuels dysfonctionnements et précise les actions correctrices à mener. L’application calcule également un indice de nettoyage, indicateur objectif fort utile pour le reporting, notamment avec le sous-traitant en charge de l’entretien.

Un gain de temps

À l’Ehpad Les Larris, à Breuillet (Essonne), la tablette s’est « mise dans de sales draps ». C’est en effet par la lingère qu’elle est utilisée qui, grâce au logiciel Ubiquid, peut identifier et localiser les vêtements des résidents. Julia Maletesta, la lingère, en est la gardienne : « Je passe systématiquement la scannette sur les sacs de linge plat et les poubelles. Ça me prend deux secondes. Si un vêtement d’une personne âgée s’y trouve, ma tablette lance une alarme et m’indique où chercher et le propriétaire de la tenue. » Elle procède de même en passant la scanette sur les armoires des résidents pour vérifier s’il n’y a pas eu d’erreur de rangement. Seule contrainte ? Coller la puce RFID (pour radio-identification) sur chaque vêtement, soit 100 à 150 puces par nouvel arrivant [1]. « Mais grâce à cela, nous retrouvons rapidement les habits égarés. Un gain de temps. Mais cela contribue aussi à de meilleures relations avec les personnes et leur famille en évitant les conflits, suspicions de vol… » Améliorer les relations avec les usagers et leurs proches, décidément, les tablettes servent à tout.

[1] Une technologie peu chère, légère et non consommatrice d’énergie pour ce qui est des étiquettes.

Pascal Nguyên

Point de vue

Hélène Phélippot, infirmière coordinatrice, Résidence Jeanne d’Arc, à Saint-Quay-Portrieux (Côtes-d’Armor)
« En avril 2016, nous avons opté pour le logiciel de soins Titan et des tablettes Samsung. Le logiciel permet une meilleure traçabilité des données des résidents de l’Ehpad pour les professionnels ainsi qu’un meilleur contrôle. Les infirmières, les aides-soignantes, le médecin, le kinésithérapeute, l’orthophoniste… consultent les informations filtrées selon leur fonction et leurs droits d’accès aux données de santé. Cela fluidifie les échanges d’informations au sein des équipes. Auparavant, nous fonctionnions avec des classeurs et des feuilles volantes… Grâce à nos tablettes et aux bornes Wi-Fi installées dans l’établissement, nous avons accès aux dossiers des personnes n’importe quand et n’importe où, plus seulement en salle de soins. Nous ne perdons plus de temps à aller chercher des documents papiers dans différents bureaux. Quant au matériel, les tablettes sont équipées de coque renforcée pour les protéger. Leur seul défaut ? L’autonomie électrique. Il faut les charger complètement et réduire la luminosité de l’écran pour qu’elles tiennent à peine une demi-journée. »






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