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Informatique

Tous connectés

26/11/2019 -  Outils de gestion des dossiers des usagers, des projets personnalisés, de facturation, de reporting budgétaire et comptable… Peu de tâches ou fonctions, supports comme cœur de métier, échappent à l’informatique. En particulier lorsqu’il s’agit du pilotage de l’activité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Que vous soyez technophile de longue date, manager connecté ou non, ce supplément est fait pour vous. Son ambition ? Vous accompagner dans votre réflexion autour de la définition d’un système d’information (SI) adapté à vos besoins et aux enjeux du secteur. Et vous présenter les prérequis indispensables à tout investissement informatique, que ce soit en termes de matériels, de solutions, de réseaux ou de services. Objectif ? Vous permettre de faire des choix éclairés. Et surtout sécurisés, notamment concernant la protection des données personnelles des usagers et des professionnels, dans le respect du règlement européen en vigueur depuis mai 2018 qui accroît les obligations des responsables de traitement. À l’heure de la révolution numérique et des technologies de l’information et de la communication (TIC), au-delà des simples outils techniques, ce sont leurs bonnes appropriation et utilisation par tous qui doivent être pensées et accompagnées.

SOMMAIRE DU DOSSIER :

  • Système d'information, un chantier stratégique
  • La comptabilité, centre névralgique de l’informatisation
  • Un outil ad hoc pour faciliter le travail des professionnels
  • Un logiciel RH personnalisable
  • Priorité à la protection des informations sensibles
  • Choisir le meilleur support pour conserver ses données
  • La GED pour dématérialiser ses documents
  • Les tablettes vont partout

Un outil ad hoc pour faciliter le travail des professionnels

30/10/2019

Le parcours des usagers doit être intégré au système d’information. Les gestionnaires ont intérêt à associer les équipes au choix de la solution retenue. Car leur adhésion à la démarche concourt à la qualité de l’accompagnement.

Suivi des activités, planning des interventions, gestion des admissions et des sorties… Toutes les actions effectuées par le personnel d’un établissement ou service social ou médico-social dans le cadre de la prise en charge des usagers peuvent être informatisées. Objectif ? Assurer à la fois un accompagnement de qualité et la bonne transmission des informations, contenues notamment dans le dossier, entre les professionnels concernés (y compris d’autres structures), mais aussi aux autorités de tarification [1]. Il existe des logiciels adaptés aux différents secteurs d’intervention, respectant les contraintes de confidentialité et de sécurité des données personnelles. Aux dires de certains éditeurs, la demande de solutions de prise en charge globale se fait plus pressante. Le marché est en pleine maturation et demande des produits complets mais simples à utiliser. Si un dossier, à l’origine sur papier, est bien structuré, il sera assez facile à transposer. S’il est embryonnaire, l’informatiser nécessitera d’anticiper la tâche.

Des droits d’accès à paramétrer

Le gestionnaire doit en premier lieu vérifier la capacité de l’outil à ne délivrer aux personnels que les informations nécessaires selon leurs attributions. Il doit pouvoir paramétrer précisément les droits d’accès pour chacun. Ainsi, avec l’apparition des smartphones et des tablettes, les professionnels, plus particulièrement ceux intervenant à domicile, peuvent consulter et mettre à jour, in situ, le dossier via Internet, grâce à un accès crypté. En outre, la solution retenue doit permettre le transfert sécurisé de ces données vers un autre établissement ou service, si nécessaire.
Par ailleurs, cet équipement implique de s’entourer de certaines précautions, notamment de valider juridiquement le contrat signé avec l’éditeur (et ses éventuels sous-
traitants) en matière de sécurité et de confidentialité. Il faut également penser à déclarer à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) les fichiers et traitements mis en œuvre.

Des mises à jour régulières

Sur le plan de l’utilisation, le logiciel doit disposer de certaines fonctionnalités facilitant et uniformisant le travail des équipes : bibliothèque de formulaires et de grilles d’évaluation, planification des actions de suivi et d’accompagnement, gestion globale des documents concernant l’usager… Mais aussi générer des statistiques et tableaux de bord, notamment lors du bilan d’activité annuel. Le choix repose également sur des critères techniques, comme les possibilités de paramétrage, ainsi que sur son ergonomie : trop compliqué à exploiter, un logiciel ne sera pas ou mal utilisé. À ce titre, il est recommandé d’associer les personnels à la démarche, en veillant à ce que les différentes catégories soient consultées. En matière de coûts, l’éventail est large : de 8 000  à 10 000 euros pour une petite structure à plus de 300 000 euros pour une association gérant 30 ou 40 établissements. Mais le prix du logiciel n’est qu’une faible partie du projet, la part la plus importante revenant à la formation et au suivi des équipes amenées à l’utiliser. Il faut penser au temps de la mise en route de la solution. Pour une petite structure, compter sept à dix jours d’accompagnement, en fonction de la mobilisation des équipes. Cette période peut durer jusqu’à 30 semaines pour de gros projets.
Il est également indispensable de vérifier la capacité de l’éditeur à proposer, en temps et en heure, les mises à jour induites par les évolutions réglementaires. En outre, aux gestionnaires de s’assurer des interconnexions de l’outil avec d’autres modules du système d’information, à savoir le planning du personnel, la comptabilité, la gestion financière… Enfin, les petites structures peuvent être tentées de faire héberger leurs données et applications chez un prestataire. Attention, dans ce cas, elles devront s’adresser à un hébergeur de données de santé agréé. Ultime précaution : vérifier que le logiciel retenu figure bien dans la liste de ceux compatibles avec la gestion du dossier médical partagé (DMP) [2].

 

[1] Lire Direction[s] n° 123, p. 40

[2] À consulter sur www.dmp.gouv.fr/dmp-compatibilite

Bruno Ferret

Point de vue

Marc Marhadour, directeur général de l’Adapei de Loire-Atlantique

« Rassemblant 350 établissements, 3 600 salariés et 5 000 usagers environ, les cinq associations Adapei des Pays de la Loire ont mené ensemble l’informatisation du dossier de l’usager. En effet, nous partagions 99 % de nos besoins (gestion des admissions et des listes d’attente, transmissions internes…). Pour le choix du prestataire, nous avons établi un cahier des charges commun. Le groupement de coopération sanitaire (GCS) e-Santé Pays de la Loire nous a épaulés pour définir les fonctionnalités qui ont trait aux échanges d’informations avec nos partenaires sanitaires en particulier (médecins de ville…). Sur dix prestataires mis en concurrence, nous en avons sélectionné trois qui ont présenté leurs propositions aux directeurs généraux et aux responsables qualité. Puis, des groupes de travail internes ont analysé les offres selon les métiers (médecins, éducateurs…). Chacun disposait d’un scoring établi avec des coefficients pondérateurs. C’est la solution qui a obtenu le meilleur score final qui a été choisie. » (Pascal Nguyên)






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