Temps d’échange entre l’employeur et le salarié, l’entretien professionnel permet d’envisager les perspectives d'évolution professionnelle de ce dernier, notamment en termes de qualification et d’emploi, ainsi que de formation. Le salarié va ainsi pouvoir faire part de ses besoins d’accompagnement et/ou de formation et de s’impliquer dans la construction et la gestion de son parcours professionnel. Pour l’employeur, c’est l’occasion de regrouper les informations sur les souhaits des salariés et de faire un lien avec les besoins de l’entreprise.

1 Qui est concerné ?

Quel que soit leur effectif, toutes les entreprises ont l’obligation d’organiser un entretien professionnel. Il constitue d’ailleurs un droit pour tout salarié, peu importe la nature du contrat de travail : contrat à durée indéterminée (CDI), à durée déterminée (CDD), contrat aidé, de professionnalisation, etc.

2 Quelles sont les échéances à respecter ?

Un entretien professionnel périodique doit se tenir tous les deux ans. En outre, il doit être proposé systématiquement à un salarié qui reprend son activité après une longue période d'absence : congé de maternité, congé parental d'éducation, de soutien familial, d'adoption, congé sabbatique, période d'activité à temps partiel (faisant suite à un congé maternité ou d'adoption), arrêt longue maladie, etc.

Tous les six ans, l'entretien professionnel doit dresser un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Ce afin de vérifier que ce dernier a bénéficié au cours des six années passées des entretiens professionnels périodiques et d'apprécier s'il a pu :

• suivre au moins une action de formation ;
• acquérir des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l'expérience (VAE) ;
• bénéficier d'une progression salariale ou professionnelle.

3 Quelles sont les sanctions ?

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, lorsque, au cours des six dernières années, un salarié n’a bénéficié ni d’entretien professionnel ni d’au moins deux des trois actions visées ci-dessus, l’employeur doit :

• d’une part, abonder son compte personnel de formation de 100 heures de formation supplémentaires ou 130 heures pour un temps partiel ;
• d’autre part, verser à l'OPCA une somme égale à ces 100 heures ou 130 heures pour un temps partiel, multipliée par un montant forfaitaire fixé à 30 euros, soit 3 000 euros ou 3 900 euros.

4 Quelles sont les modalités de convocation ?

Ces modalités sont fixées librement par l'employeur, sauf stipulations particulières d’un accord de branche ou d'entreprise. La convocation du salarié peut, par exemple, se faire par e-mail et être accompagnée des documents permettant au salarié de préparer son entretien professionnel. Un « délai raisonnable » doit lui être laissé pour qu'il soit effectivement en mesure de le faire.

Il y a lieu de fixer les dates des entretiens suffisamment en amont de l'élaboration du plan de formation afin que ce dernier puisse prendre en compte l’ensemble des souhaits exprimés par les salariés. Par exemple, pour un plan arrêté en décembre, les entretiens professionnels peuvent être programmés en mai ou juin précédent. Ce, sous réserve de différents paramètres dont notamment, la taille de l'entreprise, le planning de travail et de congés annuels et les délais de traitement des résultats des entretiens.

Enfin, l’entretien se déroule pendant le temps de travail du salarié. Pour qu’il soit constructif, il doit durer au moins une heure à une heure et demie.

5 Qui mène l’entretien professionnel ?

L'entretien professionnel peut être effectué par le manager direct du salarié ou par le service des ressources humaines, qui dispose d'une meilleure connaissance des postes existants ainsi que des orientations et évolutions attendues des emplois et technologies dans l'entreprise.

6 Quel est son contenu ?

L’entretien professionnel est consacré aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d'emploi, et comporte des informations relatives à la validation des acquis de l'expérience (VAE). Son but n'est pas de contraindre à l'élaboration d'un projet d'évolution, mais d'échanger sur la situation professionnelle du salarié en s'écartant des problèmes quotidiens et de s'interroger sur ses perspectives d'évolution professionnelle dans le cadre de son poste actuel, mais également dans le cadre d'un autre poste. En interrogeant le salarié sur ses souhaits en la matière, le manager ou le service RH peut ainsi identifier les projets partagés et ceux qui ne le sont pas. Il s'agit, en effet, de confronter le projet du salarié avec les compétences dont l'entreprise a ou aura besoin.

Attention. Cet entretien n'est pas destiné à évaluer le travail du salarié et ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel d’évaluation. Ce dernier a pour objectif de formaliser les résultats du salarié pour l'année écoulée (atteinte ou non des objectifs, actions correctives, promotion, mobilité, etc.) et de définir ses objectifs pour l'année suivante. N’étant pas prévu par le Code du travail, il n'est donc pas obligatoire et relève de la politique RH de l'entreprise qui définit sa propre politique d'évaluation des salariés.

7 Un document doit-il être remis au salarié ?

L'entretien professionnel donne lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié. Cette procédure est obligatoire aussi bien pour l'entretien périodique (tous les deux ans) ou ponctuel (au retour de certaines absences listées par le code du travail) que pour l'entretien relatif à l'état des lieux tous les six ans. En l'absence de modèle officiel « type », ce document devrait mentionner notamment :

• la date et le motif de l'entretien ;
• l’emploi, le poste ou la fonction occupée par le salarié ;
• le nom et la fonction du responsable de l'entretien ;
• l'historique des deux dernières années explicitant les actions de formation dispensées, les éléments de certification acquis et éventuellement les progressions salariales ou professionnelles.

8 Quelles sont les suites ?

Il est conseillé de tenir informé le salarié des suites données à la discussion lors de l’entretien professionnel, notamment en ce qui concerne la formation. L'analyse des conclusions des entretiens est le plus souvent réalisée par la DRH qui prend les décisions finales en lien, bien sûr, avec l'encadrement direct du salarié. Cette analyse est effectuée en fonction des ressources et de la politique RH de l'entreprise.

Ne pas assurer le suivi des entretiens peut mettre en danger la crédibilité de la démarche qui nécessite l'adhésion tant des salariés que des managers.

De plus, l'absence de propositions concrètes, telles qu’un départ en formation ou la réalisation d'un bilan de compétences, à l'issue de l'entretien, peut susciter de la frustration ou de la démotivation de la part du salarié.

À noter. Dans les trois fonctions publiques, l’entretien professionnel, qui s’est substitué à l’ancien système de notation, constitue désormais un rendez-vous annuel entre un agent et son supérieur hiérarchique direct. Il porte notamment sur les résultats professionnels de l’agent, ses objectifs, sa manière de servir ainsi que ses besoins de formation ainsi que ses perspectives d’évolution.