Passée la sidération des débuts, le groupe ACPPA, situé à Francheville (Rhône) s’est vite organisé. Comme beaucoup d’autres associations du secteur, cet organisme gestionnaire de plusieurs établissements et services pour personnes âgées sur le territoire a adapté son fonctionnement pour faire face au contexte sanitaire : mise en place d’une cellule de crise, communication renforcée à tous les niveaux, instauration de protocoles spécifiques… « Nous avons été dans une agilité permanente et une transversalité d’interventions afin de faciliter au maximum le travail des directeurs de nos structures », explique Laurence Cabirol, directrice des opérations. Faciliter, mais surtout sécuriser. « La crise sanitaire a généré très rapidement des inquiétudes et des interrogations de la part des directeurs sur leur responsabilité juridique, se souvient Benoît Greffe, directeur juridique du groupe. Il était donc nécessaire de les rassurer. »

Appréhender le risque

Pour cela, une réunion avec les courtiers d’assurance a, dans un premier temps, été organisée. « Nous souhaitions faire le point sur nos garanties et mettre en place un partenariat fort avec eux, précise Benoît Greffe. Il a ainsi été établi que nous leur signalerions toutes les réclamations liées au Covid, afin qu’ils les enregistrent à titre conservatoire, sans pour autant que cela ne débouche sur une déclaration à l’assurance et donc sur une augmentation de nos primes. » L’association s’est ensuite rapprochée de ses avocats pour conclure un second partenariat, destiné notamment à pouvoir les mobiliser rapidement en cas de besoin. « La première chose que nous leur avons demandée a été de rédiger une note sur la responsabilité pénale et indemnitaire des dirigeants. Cela nous a permis d’asseoir notre politique pour appréhender le risque juridique. »

Son maître mot ? La traçabilité, afin d’être en mesure de justifier, si besoin était, les décisions prises dans les structures. Une veille juridique quotidienne a tout d’abord été instaurée. « Toutes les directives, recommandations, instructions émises par les institutions publiques et les sociétés savantes ont été recensées, en conservant systématiquement le support sur lequel elles nous avaient été transmises afin de prouver qu’il s’agissait bien de telle version applicable à telle date », poursuit Benoît Greffe.

Un tableau de bord interne

Les différentes interprétations retenues par les agences régionales de santé (ARS), de même que les fiches d’instruction du groupe qui en découlaient, ont également été répertoriées. Sans oublier, in fine, les décisions prises sur le terrain par les chefs d’établissements et services. « Nous avons construit un tableau de bord à leur attention, élaboré à partir des doctrines nationales et régionales, qui a suivi toutes les évolutions de la crise, précise Laurence Cabirol. Composé d’une cinquantaine d’items autour de plusieurs grandes familles (climat de l’établissement, personnel, résidents, familles, institutions représentatives du personnel, organisation, communication, gestion des stocks…), ce document était en quelque sorte la main courante du directeur dans son pilotage. Il lui permettait de tracer quotidiennement ses actions et ses besoins. » Une mine d’informations pour la direction opérationnelle du groupe afin d'assurer le bon fonctionnement des structures. Mais également un élément de preuve potentielle en cas de procès. « Les contentieux ne se déroulant jamais en temps réel, le suivi de l’ensemble des informations et décisions à un instant T était un moyen essentiel de pouvoir prouver au juge que nous avions fait tout ce que nous pouvions au regard des connaissances de l’époque », insiste le directeur juridique.  

La meilleure défense demeurant cependant celle qui n’a pas besoin de s’exercer, ACPPA a par ailleurs misé sur une bonne gestion des réclamations pour appréhender sa responsabilité et celle des dirigeants. Une cellule spécifique a ainsi été montée pour faire le point chaque semaine sur les dossiers en cours, apporter un soutien aux managers ou, dans les cas les plus complexes, prendre directement contact avec les familles. Benoît Greffe en est certain, « le dialogue et la transparence ont permis de déminer la plupart des situations difficiles ».

Publié dans le magazine Direction[s] N° 200 - septembre 2021