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Informatique

Tous connectés

29/10/2018 -  Outils de gestion des dossiers des usagers, des projets personnalisés, de facturation, de reporting budgétaire et comptable… Peu de tâches ou fonctions, supports comme cœur de métier, échappent à l’informatique. En particulier lorsqu’il s’agit du pilotage de l’activité des établissementset services sociaux et médico-sociaux (ESSMS).Que vous soyez technophile de longue date, manager connecté ou non, ce supplément est fait pour vous. Son ambition ? Vous accompagner dans votre réflexion autour de la définition d’un système d’information (SI) adapté à vos besoins et aux enjeux du secteur.Et de vous présenter les prérequis indispensablesà tout investissement informatique, que ce soit en termes de matériels, de solutions, de réseaux ou de services. Objectif ? Vous permettre de faire des choix éclairés. Et surtout sécurisés, notamment concernant la protection des données personnelles des usagerset des professionnels, dans le respect du règlement européen en vigueur depuis mai 2018 qui accroît les obligations des responsables de traitement.À l’heure de la révolution numérique et des technologies de l’information et de la communication (TIC), au-delà des simples outils techniques, ce sont leurs bonnes appropriation et utilisation par tous qui doivent être pensées et accompagnées.

SOMMAIRE DU DOSSIER :

  • Système d'information, un chantier stratégique
  • La comptabilité, centre névralgique de l’informatisation
  • Un outil ad hoc pour faciliter le travail des professionnels
  • Un logiciel RH personnalisable
  • Priorité à la protection des informations sensibles
  • La GED pour dématérialiser ses documents
  • S’armer contre le piratage
  • Sécuriser les smartphones
  • Choisir le meilleur support pour conserver ses données
  • Anticiper une panne informatique
  • Un poste de travail high tech
  • Les tablettes, outils tout terrain
  • Opter pour les alternatives aux géants du Web
  • Des logiciels d'occasion pour réduire la facture
  • Créer une force d’interposition contre les courriels indésirables
  • Le cloud ou l’informatique la tête dans les nuages
  • Gérer les fax par messagerie
  • Doper sa communication grâce à Internet
  • La newsletter, un plus pour le site Web

Sécurité des données
La GED pour dématérialiser ses documents

29/10/2018

Outre les économies engendrées par la disparition du papier, la gestion électronique des documents (GED) fait gagner en efficacité et en temps. Mais elle nécessite de la méthode, de la pédagogie et une bonne appropriation par les professionnels.

La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble de solutions informatiques et organisationnelles qui permet de numériser les supports papier et d’indexer, stocker, produire, partager des fichiers informatiques. Selon Joseph Khouri, responsable Business
Process Management chez RS2I, prestataire de services informatiques : « Ses deux principaux atouts sont la réduction du coût de stockage des papiers et l’amélioration de la gestion documentaire. » Auxquels il faut ajouter les économies en termes de consommables générées par la diminution du nombre de photocopies et d’impressions.

Un inventaire exhaustif

Néanmoins, le passage d’un fonctionnement déjà en place à ce graal numérique est complexe. « C’est le type de projet qui présente le plus grand nombre d’échecs, prévient Christian Viallon, directeur opérationnel du groupement social de moyens Ressourcial. Peu d’organisations ont réussi à installer une solution que les utilisateurs s’approprient. » En effet, le déploiement de la GED nécessite de faire preuve de méthodologie, mais aussi de pédagogie.

La première étape consiste à réaliser un état des lieux exhaustif des documents utilisés, de leur type (papier ou numérique) et de leur volumétrie. Il est important de lister précisément les données sensibles (dossiers des usagers, du personnel, etc.) et d’identifier qui les produit dans la structure et qui y a accès. Cet inventaire doit aussi recenser les pratiques existantes. Toute personne travaillant sur ordinateur utilise, au minimum et de manière individuelle, la GED du système d’exploitation avec son classement et son nommage de dossiers propres. À ce stade, il faut également établir le « workflow » documentaire, c’est-à-dire les flux de documents, et se poser les questions suivantes : Qui réceptionne ? Qui produit ? transfère ? archive ? copie, etc. ? Quel type de fichier et à quel moment ?

Un périmètre bien délimité

Deuxième étape : déterminer l’étendue de la GED. Souhaite-t-on tout numériser ou seulement une partie du flux, comme le courrier entrant, la facturation ou les dossiers des usagers ? Christian Viallon met en garde : « Beaucoup échouent car ils visent un périmètre trop large. Mieux vaut ne pas vouloir couvrir tout d’un coup, mais commencer par un service, puis essaimer. » C’est à ce moment-là qu’il faut impérativement mobiliser le personnel concerné. La GED est un outil collectif qui impose à chacun des contraintes de nommage, de classement et de métadonnées. « À la Fondation OVE [membre de Ressourcial], la gestion électronique des fichiers était trop complexe, trop contraignante pour les utilisateurs par rapport à ce qu’ils faisaient auparavant. Ils ont été très réticents à abandonner leurs précédents outils », témoigne Christian Viallon. Un écueil également souvent remarqué par Joseph Khouri chez ses clients. Impliquer les équipes en place est donc indispensable, tout comme les nouveaux collaborateurs à leur arrivée.

Un prestataire spécialisé

À partir de ces constats, il est possible d’établir un cahier des charges précis. Pour faciliter la tâche, mieux vaut faire appel à un consultant indépendant, différent de celui en charge de la mise en place de la solution.

Troisième étape donc : choisir ce prestataire. Il en existe beaucoup, y compris parmi ceux qui proposent des solutions d’impression et de numérisation. Il est recommandé de s’adresser à un spécialiste. Si possible, qui connaisse le secteur social et médico-social. En effet, une entreprise de services lambda peut être tentée d’installer une GED calibrée pour des entités plus au fait des systèmes d’information. La fourchette des prix pour s’équiper est considérable : compter entre 50 000 et 400 000 euros selon la taille de la structure, le périmètre retenu, la solution adoptée (licence open source ou commerciale), la volumétrie des documents à conserver… « La GED doit gérer la signature électronique et le cycle de vie des documents, précise Jean-François Reguer, responsable GED de RS2I. Pour supprimer définitivement l’archivage papier, elle doit aussi être certifiée NF Z42-013. » Dans son offre, la société prestataire doit proposer de former le personnel. Enfin, il est recommandé de nommer un ou des référents documentaires qui eux-mêmes formeront et accompagneront les professionnels dans l’adoption des nouvelles règles.

Pascal Nguyên

Point de vue

Marc Pimpeterre, directeur général de l’Udaf de l’Hérault

« Tous les courriers entrant et sortant de l’Union départementale font l’objet d’une numérisation et sont traités sous 24 heures. Pour ce système, nous avons acquis l’outil de GED d’une société de services en ingénierie informatique (SSII) qu’il a fallu d’une part intégrer dans notre environnement informatique et d’autre part effectuer les paramétrages pour lesquels nous avons dû définir le circuit de circulation des documents. Enfin, nous avons réalisé des tests en grandeur nature tout en assurant les développements spécifiques à notre organisation. Ces différentes phases ont nécessité près d’une année d’échanges et de réflexion. En outre, nous avons formé trois salariés durant onze jours. Pour assurer la pérennité du dispositif, la responsable du secrétariat (ou une personne mandatée par elle en cas d’absence) contrôle mensuellement et de manière aléatoire la conformité de 50 courriers. »

Publié dans le magazine Direction[s] N° 169 - mai 2014






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