Les imprimantes sont devenues de vrais couteaux suisses. « On parle désormais de modèles multifonctions, trois voire quatre-en-un, expose Karl Trouillon, chef produit chez Lexmark. Elles proposent impression et copie (monochrome et couleur) de documents, fax et numérisation de documents papier en fichiers PDF ou Word. »

Basés sur les technologies laser ou jet d’encre (lire l’encadré), ces outils proposent de nombreuses fonctions avancées : impression en différents formats (A4, A3, A5 et même bannières, étiquettes ou code-barres) ou supports (bristols, cartons, enveloppes, transparents…) ; options tri, agrafe ou reliure ; impression ou numérisation recto-verso automatique ; possibilité d’imprimer ou de dématérialiser des documents depuis des applications dédiées via un appareil mobile ou depuis les réseaux sociaux et le cloud, grâce à une fonction de connexion à distance. « Une fonctionnalité qui permet à plusieurs utilisateurs, voire plusieurs services, de s’y connecter en simultané. Avec la possibilité, pour l’administrateur, de piloter de son poste toutes les utilisations et d’avoir un œil sur la consommation », précise Sylvie Blanquet, cheffe de produit Jet d’encre chez Canon France.

Évolutives, autonomes et sécurisées

Beaucoup offrent un contrôle des commandes depuis un écran tactile intégré. « Elles sont performantes, évolutives, ouvertes à une multitude de nouvelles applications (accès direct à une boîte e-mail, à One Drive, applications métiers ou de bureautique plus standards), sécurisées (filtrage d'adresse IP, chiffrage des données, identification par badge et/ou code PIN, remédiation automatique, etc.), et même personnalisables aux couleurs de la structure », indique Yann Le Moigne, chef produit chez HP France.

Sur tous les plans, les multifonctions ouvrent d’intéressantes perspectives. « Il est possible d’économiser le papier en redirigeant les télécopies reçues sous forme numérique, soit vers une boîte mail nominative, soit vers un espace partagé », illustre Karl Trouillon. Mêmes progrès en matière de numérisation : aujourd’hui, la reconnaissance optique des caractères rend possible la fonction « recherche textuelle » et la modification des documents scannés.

Différents critères

Comment les choisir ? Selon la qualité d’impression, d’abord. Pour traiter des textes en monochrome (un besoin qui se perd, au profit de la numérisation), inutile de miser sur une très haute résolution. Par contre, s‘il s’agit d’imprimer massivement images et photos couleur, mieux vaut choisir une machine pouvant atteindre les 2400 x 600 dpi. La capacité du toner, ensuite : selon les modèles, elle va d’un petit millier de feuilles à plus de 50 000 par mois. Quant à la vitesse d’impression, elle va de 25 à 70 pages par minute.

On peut aussi s’attacher à la dimension éco-responsable. Certaines proposent des encres ou des toners plus respectueux de l’environnement. « Grâce à des conteneurs que nous mettons à disposition de nos clients, 40 % des cartouches collectées sont réutilisées, le reste étant recyclé», illustre Karl Trouillon. La consommation électrique est également à considérer, sachant que ces modèles sont globalement plus économes que les anciens. « À chaque génération, la consommation électrique baisse de 25 à 30 % : aujourd’hui, une multifonctions de moyenne gamme ne dépasse pas les 2 kWh par semaine », pointe Yann Le Moigne. Quant au niveau sonore, il devrait être inférieur à 50 décibels.

Les prix varient selon leurs fonctions et la puissance de l’imprimante : de quelques centaines d’euros pour une petite machine partageable entre deux ou trois personnes, à plusieurs milliers pour un serveur haut de gamme, capable de gérer une cinquantaine d’utilisateurs en simultané.

Publié dans le magazine Direction[s] N° 218 - avril 2023