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Informatique

Tous connectés

29/10/2018 -  Outils de gestion des dossiers des usagers, des projets personnalisés, de facturation, de reporting budgétaire et comptable… Peu de tâches ou fonctions, supports comme cœur de métier, échappent à l’informatique. En particulier lorsqu’il s’agit du pilotage de l’activité des établissementset services sociaux et médico-sociaux (ESSMS).Que vous soyez technophile de longue date, manager connecté ou non, ce supplément est fait pour vous. Son ambition ? Vous accompagner dans votre réflexion autour de la définition d’un système d’information (SI) adapté à vos besoins et aux enjeux du secteur.Et de vous présenter les prérequis indispensablesà tout investissement informatique, que ce soit en termes de matériels, de solutions, de réseaux ou de services. Objectif ? Vous permettre de faire des choix éclairés. Et surtout sécurisés, notamment concernant la protection des données personnelles des usagerset des professionnels, dans le respect du règlement européen en vigueur depuis mai 2018 qui accroît les obligations des responsables de traitement.À l’heure de la révolution numérique et des technologies de l’information et de la communication (TIC), au-delà des simples outils techniques, ce sont leurs bonnes appropriation et utilisation par tous qui doivent être pensées et accompagnées.

SOMMAIRE DU DOSSIER :

  • Système d'information, un chantier stratégique
  • La comptabilité, centre névralgique de l’informatisation
  • Un outil ad hoc pour faciliter le travail des professionnels
  • Un logiciel RH personnalisable
  • Priorité à la protection des informations sensibles
  • La GED pour dématérialiser ses documents
  • S’armer contre le piratage
  • Sécuriser les smartphones
  • Choisir le meilleur support pour conserver ses données
  • Anticiper une panne informatique
  • Un poste de travail high tech
  • Les tablettes vont partout
  • Opter pour les alternatives aux géants du Web
  • Des logiciels d'occasion pour réduire la facture
  • Créer une force d’interposition contre les courriels indésirables
  • Le cloud ou l’informatique la tête dans les nuages
  • Gérer les fax par messagerie
  • Doper sa communication grâce à Internet
  • La newsletter, un plus pour le site Web

Communication
Doper sa communication grâce à Internet

29/10/2018

La présence sur le Web est devenue un enjeu stratégique pour les structures. D’où l’intérêt de soigner le contenu de cette vitrine, qu’il s’agisse de son site, d’un blog ou d’un webzine.

Créer, puis animer un site Web, un blog ou un webzine est quasiment incontournable pour une organisation du secteur. Ces outils de communication constituent une vitrine à destination des partenaires institutionnels, des usagers et de leurs familles, voire des salariés, notamment ceux exerçant hors les murs. Au minimum doivent figurer les coordonnées géographiques et téléphoniques, les différentes prestations proposées, la capacité d’accueil… Au mieux seront présentés le projet associatif, les valeurs de l’organisme gestionnaire, l’équipe, le projet d’établissement, les activités en détail et les locaux. Des éléments multimédia, comme des photos et des vidéos, venant enrichir les textes de présentation.

1 Un projet précis

Site Web, blog ou Webzine ? La distinction est essentiellement technique entre un blog et un site Web/webzine. À l’origine, le blog est un environnement de communications séquentielles. Les informations sont listées dans des cadres empilés les uns sur les autres, dans un ordre antéchronologique, ceux affichés en haut de page étant les plus récents.
Très facile à créer, un blog ne nécessite pas de compétences particulières en informatique. Mais avec l’amélioration des outils de conception et de gestion des blogs, la frontière avec les sites Web et les webzines s’est dissipée.
Première étape du projet : plus que sur la forme, il faut d’abord s’interroger sur le fond. Quelles informations souhaite-t-on mettre en ligne ? À l’adresse de quel(s) public(s) ? S’agit-il d’une présentation des infrastructures et du champ d’activités couvertes ? Faut-il communiquer régulièrement sur le quotidien de l’établissement, sur les projets en cours et à venir, sur les pratiques professionnelles, etc. ? Des sociétés de service informatique spécialisées dans le secteur médico-social peuvent aider les gestionnaires à mener à bien cette réflexion. Mais que ce soit en interne ou avec l’aide d’intervenants, l’élaboration d’un cahier des charges précis est fondamentale. Dès lors, la phase technique peut être engagée.

2 Un contenu dynamique

Les systèmes de création et de gestion de contenu – Content Management System (CMS) – sont aujourd’hui relativement accessibles, à l’exemple des outils en ligne Word-press, Dotclear, Joomla et Drupal. Ils utilisent des modèles personnalisables. Maîtriser le code informatique n’est donc pas une obligation. Quelques journées suffisent pour acquérir le niveau minimum indispensable afin d’exploiter ces systèmes. Le plus ardu étant la création du site ou du blog. Si vous ne disposez pas du temps, des compétences ou des ressources humaines nécessaires, mieux vaut confier cette tâche à une société spécialisée, une web agency.
Le montant de la prestation n’est pas forcément prohibitif. Pour quelques pages de présentation, s’appuyant sur des modèles existants, les prix débutent à 300 euros HT. Plus le site est complexe, plus ceux-ci seront élevés.
Si vous envisagez de faire appel à un prestataire externe, veillez à ce que la propriété du site ou du blog vous revienne. De même, la location du nom de domaine doit être réalisée au nom de la structure et vous devez disposer de tous les codes d’accès.

3 Des informations actualisées

Dans la plupart des cas, les établissements et services utilisent leur site, webzine ou blog pour mettre en avant leur actualité (événements, activités proposées et réalisées, ouverture d’un site…)[1]. Les CMS sont relativement simples d’usage. Une formation d’une à deux heures suffit au gestionnaire (ou au professionnel qui en a la charge) pour apprendre à insérer un article avec ou sans illustration. Par la suite, mettre en ligne un nouvel article ne prend pas plus de quelques minutes.

[1] Lire Direction[s] n° 79, p. 42

Pascal Nguyên

Quel type d’hébergement ?

Le site ou le blog doit être hébergé sur un serveur Web. Cela signifie qu’il doit être enregistré sur un ordinateur ayant un accès continu à Internet afin d’être constamment visible sur le réseau. Deux solutions s’offrent à vous :

  • L’ordinateur est votre propriété et placé dans vos locaux. Vous en avez alors l’entière maîtrise. Le principal inconvénient est qu’il vous faut certaines compétences en interne pour gérer ce serveur et le sécuriser.
  • La machine est installée chez une société spécialisée, appelée hébergeur. L’avantage de cette option, recommandée pour les petites structures, est qu’elle les décharge de la gestion matérielle, totalement ou partiellement : enregistrement du nom de domaine, réservation de l’espace sur le Web, mise en service, administration. Tout en assurant l’accessibilité continue et la sauvegarde du site ou blog.






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