La télécopie est encore un des outils bureautiques les plus utilisés. Si cet outil reste plébiscité, il est toutefois pertinent de l’envisager sous sa forme dématérialisée. Aujourd’hui, la gestion des fax ne passe plus, en effet, obligatoirement par des télécopieurs. Grâce aux services Internet « fax-in-mail » ou « fax-to-mail », il est possible de le faire directement via un poste de travail. Migrer vers cette technologie permet de réaliser des économies, voire des gains de productivité.
Simple comme un courriel
L’envoi et la réception de fax sur un ordinateur ne sont pas plus compliqués que ceux d’une pièce jointe dans un courriel. Les sociétés qui proposent un service de fax-in-mail fournissent généralement un logiciel de gestion des télécopies. De plus, la plupart sont dotés d’un système d’impression virtuelle. Ainsi, vous pouvez envoyer un fax directement depuis votre logiciel de traitement de texte. Vous rédigez votre document, puis cliquez sur « Imprimer ». Dans la fenêtre du choix de l’imprimante, le logiciel de fax apparaît. Il suffit de le sélectionner et de saisir le numéro de fax du destinataire pour envoyer le fichier.
Quant à la réception, elle se fait via l’interface du logiciel de fax ou, plus simplement, du logiciel de messagerie électronique. Le fax arrive sous forme de PDF. Outre la possibilité d’être imprimé, ce format numérique a l’avantage d’être facilement archivé sur le disque dur ou transféré à un collègue comme un e-mail.
Via un abonnement
Qui dit dématérialisation, dit disparition des télécopieurs et donc économies. Un appareil monofonction coûte entre 50 et 650 euros HT (la différence s’explique par la multiplicité des fonctions et des connexions sans fil sur les modèles les plus onéreux). Mais ni le prix d’achat, ni les frais de maintenance ne sont généralement ce qui coûte le plus cher dans la télécopie traditionnelle. Comme pour les imprimantes, ce sont les consommables (encre et papier) qui grèvent les budgets. Comptez ainsi de 1,50 euro à 30 euros HT pour les rouleaux thermiques.
Hormis les consommables, les télécopieurs génèrent une autre source de dépenses : celles liées à l’abonnement à une ligne analogique. En effet, les télécopieurs se servent de la bande des fréquences des lignes de téléphone. En utilisant les services de fax-in-mail, vous pouvez faire table rase des coûts liés au matériel et aux lignes analogiques. C’est votre fournisseur de services qui se charge de réceptionner les fax que vous avez émis par Internet, de les convertir, puis de les « router » vers la ligne téléphonique du télécopieur destinataire. Le seul inconvénient de cette dématérialisation est d’ordre pratique : si vous faxez régulièrement des documents au format papier, l’acquisition d’un scanner s’impose.
Des prix modiques
Les services de fax-in-mail sont commercialisés via un abonnement mensuel pour l’expédition, auquel s’ajoute le coût d’envoi des fax à la page. Les sociétés qui proposent ces technologies sont nombreuses.
Les abonnements s’échelonnent de moins d’un euro HT par mois à plus d’une dizaine d’euros par utilisateur selon l’opérateur et le nombre d’utilisateurs. Enfin, le prix de l’envoi à la page varie de 2 à 16 centimes d’euro HT.
Pascal Nguyên
Publié dans le magazine Direction[s] N° 169 - août 2012