Ces obligations sont de plusieurs ordres : assurer les consultations périodiques du comité social et économique (CSE), finaliser les négociations annuelles obligatoires (NAO), veiller à remplir ses obligations en matière d’égalité femmes-hommes (F-H) et de prévention des risques professionnels.

1 Obtenir un avis du CSE sur chaque consultation périodique obligatoire

Il existe trois consultations périodiques obligatoires du comité social et économique (CSE) : les orientations stratégiques de l’entreprise, la situation économique et financière, ainsi que la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi. À défaut d’accord collectif (lire l'encadré), ces démarches obéissent à des règles supplétives qu’il convient d’avoir en tête.

D’abord, chacune doit avoir lieu « chaque année » [1], c’est-à-dire avant le 31 décembre. Il est donc préconisé d’établir, dès janvier, un rétroplanning relatif à la réalisation des trois consultations récurrentes, par exemple pour les faire coïncider avec le calendrier associatif (dates de l’assemblée générale ordinaire et de la disponibilité des comptes notamment).

Ensuite, en cas de pluralité d’établissements distincts, les consultations sur les orientations stratégiques et sur la situation économique et financière sont menées au niveau central, sauf si l’employeur en décide autrement. Celle sur la politique sociale est conduite à la fois au niveau central et local, uniquement si des mesures d’adaptation spécifiques aux structures sont prévues.

Concernant ces délais, deux idées reçues doivent être balayées. La première est que le délai de consultation ne court pas depuis la première réunion, mais à compter de la communication par l’employeur de l’ensemble des informations nécessaires (ou de l’information du CSE quant à leur mise à disposition dans la base de données économiques et sociales – BDES). La seconde est qu’il n’existe pas de délai minimum pour que le CSE puisse rendre son avis.

Aussi, le délai à l’issue duquel le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif est en principe d’un mois. Il est de deux mois en cas d’intervention d’un expert, et de trois mois en présence d’une ou plusieurs expertises dans le cadre de consultation se déroulant à la fois au niveau du CSE central et d’un ou plusieurs CSE d’établissement.

Enfin, n’oubliez pas de respecter le formalisme afférent à toute consultation : élaboration conjointe de l’ordre du jour avec le secrétaire (même si la consultation peut être inscrite de plein droit par l’un ou l’autre), transmission de cet ordre du jour et des documents afférents au moins trois jours avant la réunion, délibération du comité. Sur ce dernier point, mieux vaut placer l’avis rendu par le CSE dans un document distinct du procès-verbal (PV) de la réunion : cela permet à l’employeur d’en avoir une trace sans attendre que le secrétaire ait procédé à la rédaction du PV.

2 Clôturer les NAO

À défaut de précision sur la périodicité des négociations obligatoires par accord d’entreprise [2], l'employeur doit engager les NAO sur les deux thèmes suivants :

• la rémunération, notamment les salaires effectifs, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée ;
• l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes portant notamment sur les mesures visant la suppression des écarts de rémunération et la qualité de vie au travail.

Cette obligation s'impose dans les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales représentatives [3], sans qu’il ne soit fait référence à une condition d’effectif [4].

En outre, dans les structures employant au moins 300 salariés, l’employeur doit engager tous les trois ans la négociation sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

En l’absence d’accord sur le contenu de ces thématiques, celui-ci est détaillé par des dispositions supplétives [5] pour le moins fournies. Il est donc utile de négocier sur la négociation !

Enfin, rappelons qu'une négociation obligatoire se déroule comme suit :

• L’employeur ouvre les négociations en convoquant le ou les délégués syndicaux à une première réunion au cours de laquelle sont précisés le lieu, le calendrier des réunions, la liste des informations remises par l'employeur ainsi que la date de cette remise ;
• Tant que la négociation est en cours, l'employeur ne peut pas prendre de décisions unilatérales dans les matières traitées, sauf si l'urgence le justifie [6] ;
• La négociation obligatoire se termine par la conclusion d’un accord collectif ou d’un avenant et à défaut, par un procès-verbal de désaccord (ou constat d’échec) dans lequel sont consignées, en leur dernier état, les propositions respectives des parties et les mesures que l'employeur entend appliquer unilatéralement. L’accord collectif comme le PV de désaccord doivent faire l’objet d’un dépôt [7]. Dans certains cas, l'échec des NAO ouvre la voie à l'élaboration d'un plan d'action unilatéral.

3 Disposer d’un accord relatif à l’égalité professionnelle

En premier lieu, la structure doit impérativement être couverte par un accord d’entreprise relatif à l’égalité professionnelle (si la NAO a abouti à un accord) ou, à défaut, un plan d’action unilatéral établi par l’employeur.

À noter. Cet accord fait partie des éléments devant être transmis au CSE en vue de la consultation annuelle sur la politique sociale.

Par ailleurs, toute entreprise d’au moins 50 salariés a, depuis le 1er mars 2020, l'obligation d’avoir calculé et publié l'index de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes [8].

Cette égalité fait actuellement l’objet d’un contrôle renforcé par les directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte) : s’il est probable que celles-ci fassent encore preuve de pédagogie avant de prononcer des pénalités, la situation doit rapidement être régularisée.

4 Actualiser sa documentation en matière des risques

Le contexte épidémique a mis en lumière toute la nécessité pour l’employeur de remplir ses obligations en matière de prévention des risques professionnels. Or, indépendamment de l’évolution de l’épidémie de Covid-19, l’employeur est tenu à un certain nombre d’obligations périodiques en la matière.

Mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)

Le DUERP contient l’inventaire des risques par unité de travail, à savoir l’identification des dangers susceptibles de causer un dommage pour la santé et la sécurité des professionnels et, l’analyse des risques résultant de l’étude des conditions d’exposition de ceux-ci. Ce document doit être mis à jour dans trois situations : au moins chaque année, lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque dans une unité de travail est recueillie et lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail [9]. Il est essentiel d’indiquer la date de chaque actualisation du document et de conserver une copie de chaque version.

Bilan annuel et plan de prévention

Dans le cadre de la consultation périodique sur la politique sociale, l'employeur doit élaborer et présenter au CSE :

• un rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l'entreprise et des actions menées au cours de l'année écoulée dans ces domaines [10] ;
• sur la base de ce rapport et du DUERP, un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail qui fixe la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l'année à venir comprenant celles de prévention des risques, ainsi que, pour chacune, ses conditions d'exécution et l'estimation de son coût. Si certaines des mesures prévues par l'employeur ou demandées par le CSE n'ont pas été prises au cours de l'année concernée par le programme, l'employeur doit énoncer les motifs de cette inexécution, en annexe au rapport annuel.

Actualisation de la fiche d’entreprise

Dans tous les services de santé au travail, le médecin du travail ou l'équipe pluridisciplinaire établit et met à jour une fiche d'entreprise ou d'établissement, sur laquelle figurent notamment les risques professionnels et les effectifs de salariés qui y sont exposés. Elle est présentée au CSE en même temps que le bilan annuel de l'employeur [11]. Outre les personnes habilitées pouvant souhaiter en prendre connaissance à tout moment, la date de la dernière actualisation de la fiche figure sur les modèles réglementaires d’avis d’inaptitude. Sinon, une fiche non actualisée pourrait être un élément au soutien d’une contestation d’un licenciement pour inaptitude devant le conseil de prud’hommes. En cas de carence du médecin du travail dans cette actualisation, il convient de ne pas rester passif et de le solliciter à cet égard.

Le mois prochain, ne manquez pas la deuxième partie de la checklist avec les entretiens professionnels, le contrat responsable et la vérification du règlement intérieur.

[1] Code du travail, article L2312-22

[2] Code du travail, articles L2242-10 et L2242-11

[3] Code du travail, article L2242-1

[4] Circulaire DSS/5C/DGT/2011/92 du 7 mars 2011

[5] Code du travail, articles L2242-15 (rémunération), L2242-17 à L2242-19 (égalité), L2242-20 et L2242-21 (GPEC)

[6] Code du travail, article L2242-4

[7] Code du travail, article L2242-5

[8]Lire Direction[s] n° 174, p. 28

[9] Code du travail, article R4121-2

[10] Ce bilan peut être établi selon un modèle détaillé fixé par arrêté du 12 décembre 1985.

[11] Code du travail, article R4624-47 et suiv.

Publié dans le magazine Direction[s] N° 190 - octobre 2020